ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm tích hợp các quy trình kinh doanh và quản lý tài nguyên doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây, nó cung cấp các công cụ quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý nhân sự và quản lý khách hàng trong một hệ thống duy nhất (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu giúp các doanh nghiệp quản lý các hoạt động của họ hiệu quả hơn.
VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
- Quản lý tài chính: Hệ thống ERP giúp quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm quản lý hạch toán, quản lý tài sản, quản lý thu chi và quản lý ngân hàng.
- Quản lý sản xuất: Hệ thống ERP giúp quản lý các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, từ khâu quản lý kế hoạch sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý kho hàng đến khâu quản lý sản xuất.
- Quản trị chuỗi cung ứng: lập kế hoạch nhà cung cấp, đơn đặt hàng, mua hàng, kiểm kê số lượng, lưu kho.
- Quản lý nhân sự: Hệ thống ERP giúp quản lý các hoạt động nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý chấm công và quản lý đào tạo.
- Quản trị dự án: lập kế hoạch, dự trù chi phí, phân chia công việc, thanh toán, tính toán thời gian, đơn vị thực hiện, quản lý hoạt động.
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn kho, quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), báo cáo tồn kho.
- Tối ưu hóa quy trình: Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa các quy trinh kinh doanh bằng cách tăng tính hiệu quả và giảm chi phí.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
Tầm quan trọng của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Sau đây là một số tầm quan trọng của ERP trong quản lý doanh nghiệp:
- Đơn giản hóa các quy trình kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả làm việc: ERP giúp đơn giản hóa các quy trình kinh doanh bằng cách tích hợp các quy trình và dữ liệu vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp giảm thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh: ERP giúp tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh bằng cách giúp quản lý các hoạt động kinh doanh một cách chính xác, hiệu quả và nhanh chóng hơn.
- Tăng tính minh bạch: ERP giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách giúp quản lý dữ liệu và thông tin kinh doanh một cách chính xác và đầy đủ.
- Quản lý chuỗi cung ứng tốt hơn: ERP giúp quản lý các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng hiệu quả hơn, từ quản lý mua hàng, quản lý kho hàng đến quản lý vận chuyển.
- Quản lý tài chính và nguồn nhân lực tốt hơn: ERP giúp quản lý các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng hiệu quả hơn, từ quản lý mua hàng, quản lý kho hàng đến quản lý vận chuyển.
- Tăng tính linh hoạt: ERP giúp tăng tính linh hoạt của doanh nghiệp bằng cách giúp quản lý các hoạt động kinh doanh từ xa và truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu.
- Định hướng phát triển: ERP giúp doanh nghiệp định hướng phát triển bằng cách cung cấp thông tin kinh doanh chính xác và đầy đủ để giúp ra quyết định kinh doanh đúng đắn và phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Triển khai hệ thống ERP là một quá trình phức tạp và có nhiều bước, cần tuân thủ đúng và đủ các bước để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra đúng kỳ vọng, dưới đây là các bước chính để triển khai hệ thống ERP trong một doanh nghiệp:
- Lập kế hoạch: trước khi chuyển khai, lên kế hoạch chi tiết là điều cần thiết, những thông tin cần thiết để lên cái hoạch như ngân sách chi trả cho dự án, số lượng người tham gia, hệ thống ERP mong muốn,…
- Tiền khảo sát và phân tích yêu cầu: Sau khi lên kế hoạch, việc đầu tiên cần phải làm là xác định yêu cầu của doanh nghiệp để tìm hiểu những tính năng giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trong quá trình kinh doanh.
- Lựa chọn nhân sự tham gia: Nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ dự án nào, chất lượng nhân sự ảnh hưởng rất lớn đến thành công của dự án vì vậy phải chọn nhân sự phù hợp, phải am hiểu về hệ thống, bên cạnh đó bộ phận IT sẽ tham gia để đưa ra các tư vấn ban đầu cho đội ngũ lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nền tảng ERP. Đồng thời, họ cũng phối hợp với đội ngũ chuyên gia của đơn vị chuyển khai và hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật sau khi bàn giao.
- Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín: Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP khác nhau, vì vậy cần phải thực hiện một đánh giá và so sánh để tìm ra hệ thống phù hợp nhất. Ví dụ, Odoo là một phần mềm ERP toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp nhất hiện nay, đây là phần mềm open-source cho phép người dùng chỉnh sửa và tùy biến mọi chức năng, với hơn 10000 mô-đun khác nhau để phục vụ mọi lĩnh vực và từng doanh nghiệp cụ thể.
- Thiết kế và phát triển: Sau khi đã chọn hệ thống ERP, cần thiết kế và phát triển các tùy chỉnh và tích hợp để phù hợp với các yêu cầu và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thử nghiệm và kiểm tra hệ thống: Trước khi triển khai hệ thống ERP, hệ thống cần phải được kiểm tra thật kỹ lưỡng nhằm tránh tối đa mọi sai sót, gây gián đoạn quá trình vận hành, hoạt động kinh doanh khi đưa vào triển khai chính thức trong doanh nghiệp.
- Triển khai và đào tạo: Sau khi hoàn thành các bước trên cần triển khai hệ thống ERP trên toàn bộ doanh nghiệp và đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống. Việc tổ chức khóa đào tạo ứng dụng ERP toàn diện cho đội ngũ nhân viên là vô cùng quan trọng và cần thiết, đòi hỏi thời gian và công sức ở cả phía lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên. Chúng ta cần trao đổi cẩn thận vấn đề này với nhà cung cấp, nhất là xác định rõ ràng khoản chi phí đào tạo này đã nằm trong chi phí mua phần mềm hay sẽ phải bổ sung thêm sau này.
- Bảo trì và nâng cấp hệ thống: Sau khi triển khai ERP theo quy trình trên là doanh nghiệp bạn đã có thể vận hành thực tế được rồi. Tuy nhiên, trong lúc vận hành không thể tránh được việc phát sinh lỗi, cần quản lý và bảo trì hệ thống ERP để đảm bảo rằng nó luôn hoạt động tốt và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian dài. Ngoài ra, trong lúc sử dụng, doanh nghiệp bạn cũng có thể cần các tính năng mới, Các nâng cấp và tùy chỉnh cũng cần được thực hiện theo nhu cầu.
Hệ thống ERP bao gồm nhiều mô-đun khác nhau , tập hợp những nhóm tính năng khác nhau, hướng tới phục vụ quá trình quản trị doanh nghiệp. Sau đây là một số mô-đun thường có trong hệ thống ERP:
- Quản lý khách hàng (CRM): Mô-đun CRM quản lý thông tin về khách hàng, lên lạc và các hoạt động marketing của doanh nghiệp.
- Quản lý tài chính (FI): Mô-đun FI quản lý thông tin tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi phí.
- Quản lý kế toán (CO): Mô-đun CO quản lý thông tin về quản lý vật lý vật liệu, chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
- Quản lý nguyên vật liệu (MM): Mô-đun MM quản lý mua hàng, tồn kho, kế hoạch thu mua nguyên liệu, quản trị nhu cầu nguyên liệu, quản lý nhà cung cấp.
- Quản lý dự án (PS): Mô-đun PS quản lý thông tin về các dự án như lập kế hoạch dự án, chuẩn bị dự án, quản lý dự án, báo cáo và chi phí dự án.
- Quản lý sản xuất (PP): Mô-đun PP quản lý về thông tin sản xuất, lập kế hoạch bán hàng và sản xuất.
- Quản lý nhân sự (HR): Mô-đun quản lý thông tin về nhân sự, tuyển dụng, tiền lương, quản lý thời gian và phúc lợi, đào tạo và sự kiện.
- Quản lý chuỗi cung ứng (FSCM): Mô-đun này quản lý thông tin về chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, bao gồm quản lý đặt hàng, sản xuất và vận chuyển, quản trị rủi ro và ngân quỹ, thanh toán.
- Quản lý chất lượng (QM): Mô-đun QM quản lý thông tin về kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
Ngày nay, Việt Nam đã bước vào giai đoạn hội nhập quốc tế và toàn diện hơn, có quan hệ quốc tế, thương mại,…Quá trình đó kéo theo những thách thức vô cùng lớn và sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Trong những năm gần đây, hệ thống ERP đã phát triển vượt bậc về tính năng và tích hợp được nhiều công nghệ mới nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là chìa khóa để tích hợp các tính năng kinh doanh quan trọng trong một tổ chức. Sự phát triển rộng rãi của việc áp dụng hệ thống ERP cho thấy tầm quan trọng của ERP đối với các doanh nghiệp thành công. Sau đây là một số xu hướng chính đang phát triển mạnh mẽ:
- Điện toán đám mây
- Trí tuệ nhân tạo và máy học
- Tích hợp các ứng dụng và giải pháp mới
- Tích hợp các công nghệ mới như IoT và blockchain
- Các giải pháp ERP tập trung vào người dùng